DATA
WAREHOUSE
Es
un repositorio de datos de muy fácil acceso, alimentado de numerosas fuentes,
transformadas en grupos de información sobre temas específicos de negocios,
para permitir nuevas consultas, análisis, reporteador y decisiones.
¿Qué
es lo que le preocupa a los ejecutivos?
Se
tienen montañas de datos en la compañía, pero no podemos llegar a ellos
adecuadamente. Nada enloquece más a los ejecutivos que dos personas presentando
el mismo resultado de operación pero con diferentes números y los ejecutivos lo
que buscan es ver la información pero desde diferentes ángulos, mostrando
únicamente lo que es importante para tomar una decisión en la empresa, finalmente
los ejecutivos saben que hay datos que nunca serán confiables, por lo que
prefieren que se eviten en los reportes ejecutivos.
Uno
de los valores más importantes de una organización es la información.
Estos
valores normalmente son guardados por la organización de dos formas:
• Los sistemas operacionales de
registros
• Y el Data Warehouse
Crudamente
hablando, los sistemas operacionales de registros es donde los datos son
depositados y el Data WareHouse es de donde se extraen eso datos.
Los
objetivos fundamentales de un Data WareHouse son:
• Hace que la información de la
organización sea accesible: los contenidos del Data WareHouse son entendibles y
navegables, y el acceso a ellos son caracterizado por el rápido desempeño.
Estos requerimientos no tienen fronteras y tampoco limites fijos. Cuando
hablamos de entendible significa, que los niveles de la información sean
correctos y obvios. Y Navegables significa el reconocer el destino en la
pantalla y llegar a donde queramos con solo un clic. Rápido desempeño
significa, cero tiempo de espera. Todo lo demás es un compromiso y por
consiguiente algo que queremos mejorar.
• Hacer que la información de la
organización sea consistente: la información de una parte de la organización
puede hacerse coincidir con la información de la otra parte de la organización.
Si dos medidas de la organización tienen el mismo nombre, entonces deben
significar la misma cosa. Y a la inversa, si dos medidas no significan la misma
cosa, entonces son etiquetados diferentes. Información consistente significa,
información de alta calidad. Significa que toda la información es contabilizada
y completada. Todo lo demás es un compromiso y por consiguiente algo que
queremos mejorar.
• Es información adaptable y elástica:
el Data WareHouse esta diseñado para cambios continuos. Cuando se le hacen
nuevas preguntas al Data WareHouse, los datos existentes y las tecnologías no
cambian ni se corrompen. Cuando se agregan datos nuevos al Data WareHouse, los
datos existentes y las tecnologías tampoco cambian ni se corrompen. El diseño
de Data Marts separados que hacen al Data WareHouse, deben ser distribuidos e
incrementados. Todo lo demás es un compromiso y por consiguiente algo que
queremos mejorar.
• Es un seguro baluarte que protege los
valores de la información: el Data WareHouse no solamente controla el acceso
efectivo a los datos, si no que da a los dueños de la información gran
visibilidad en el uso y abusos de los datos, aún después de haber dejado el
Data WareHouse. Todo lo demás es un compromiso y por consiguiente algo que
queremos mejorar.
• Es la fundación de la toma de
decisiones: el Data WareHouse tiene los datos correctos para soportar la toma
de decisiones. Solo hay una salida verdadera del Data WareHouse: las decisiones
que son hechas después de que el Data WareHouse haya presentado las evidencias.
La original etiqueta que preside el Data WareHouse sigue siendo la mejor
descripción de lo que queremos construir: un sistema de soporte a las
decisiones.
Los
elementos básicos de un Data WareHouse
• Sistema fuente: sistemas operacionales
de registros donde sus funciones son capturar las transacciones del negocio. A
los sistemas fuentes también se le conoce como Legacy System.
• Área de tráfico de datos: es un área
de almacenamiento y grupo de procesos, que limpian transforman, combinan,
remover los duplicados, guardan, archivan y preparan los datos fuente para ser
usados en el Data WareHouse.
• Servidor de presentación: la maquina
física objetivo en donde los datos del Data WareHouse son organizados y
almacenados para queries directos por los usuarios finales, reportes y otras
aplicaciones.
• Modelo dimensional: una disciplina específica
para el modelado de datos que es una alternativa para los modelos de entidad –
relación.
• Procesos de negocios: un coherente
grupo de actividades de negocio que hacen sentido a los usuarios del negocio
del Data WareHouse.
• Data Mart: un subgrupo lógico del Data
WareHouse completo.
• Data WareHouse: búsquedas fuentes de
datos de la empresa. Y es la unión de todos los data marts que la constituyen.
• Almacenamiento operacional de datos:
es el punto de integración por los sistemas operacionales. Es el acceso al
soporte de decisiones por los ejecutivos.
• OLAP: actividad general de búsquedas
para presentación de texto y números del Data WareHouse, también un estilo
dimensional especifico de búsquedas y presentación de información y que es
ejemplificada por vendedores de OLAP.
• ROLAP: un grupo de interfases de
usuarios y aplicaciones que le dan a la base de datos relacional un estilo
dimensional.
• MOLAP: un grupo de interfases de
usuarios, aplicaciones y propietarios de tecnología de bases de datos que
tienen un fuerte estilo dimensional.
• Aplicaciones para usuarios finales:
una colección de herramientas que hacen los queries, analizan y presentan la
información objetivo para el soporte de las necesidades del negocio.
• Herramientas de acceso a datos por
usuarios finales: un cliente de Data WareHouse.
• Ad Hoc Query Tool: un tipo especifico
de herramientas de acceso a datos por usuarios finales que invita al usuario a
formas sus propios queries manipulando directamente las tablas relacionales y
sus uniones.
• Modelado de aplicaciones: un
sofisticado tipo de cliente de Data WareHouse con capacidades analíticas que
transforma o digiere las salidas del Data WareHouse.
• Meta Data: toda la información en el
ambiente del Data WareHouse que no son así mismo los datos actuales.
EL
TABLERO DE CONTROL.
El concepto de tablero de control
parte de la idea de configurar un tablero de información cuyo objetivo y
utilidad básica es diagnosticar adecuadamente una situación. Se lo define como
el conjunto de indicadores cuyo seguimiento periódico permitirá contar con un
mayor conocimiento sobre la situación de su empresa o sector.
La
metodología comienza identificando como áreas clave a aquellos “temas
relevantes a monitorear y cuyo fracaso permanente impediría la continuidad y el
progreso de su empresa o sector dentro de un entorno competitivo, aun cuando el
resultado de todas las demás áreas fuera bueno” (Alberto Ballvé, 2000).
TABLERO
DE CONTROL OPERATIVO.
De
acuerdo con (Mario Héctor Vogel,1992) es aquel que permite hacer un
seguimiento, al menos diario, del estado de situación de un sector o proceso de
la empresa, para poder tomar a tiempo las medidas correctivas necesarias. Un
ejemplo de este tipo de tablero se observa en la Figura 2.2. El tablero debe
proveer la información que se necesita para entrar en acción y tomar decisiones
operativas en áreas como: finanzas, compras, ventas, precios, producción,
logística, etc.
TABLERO
DE CONTROL DIRECTIVO.
Es
el que posibilita monitorear los resultados de la empresa en su conjunto y de
las diferentes áreas clave en que se puede segmentarla (Mario Héctor
Vogel,1992). Está más orientado al seguimiento de indicadores de los resultados
internos de la empresa en su conjunto y en el corto plazo.
TABLERO
DE CONTROL ESTRATÉGICO.
Brinda
la información interna y externa necesaria para conocer la situación y evitar
llevarse sorpresas desagradables importantes con respecto al posicionamiento
estratégico y a largo plazo de la empresa (Mario Héctor Vogel,1992), tal como
se puede apreciar en la Figura 2.4.
TABLERO
DE CONTROL INTEGRAL.
Integra
la información más relevante de las tres perspectivas anteriores para que el
equipo directivo de la alta dirección de una empresa pueda acceder a aquella
que sea necesaria para conocer la situación integral de la empresa (Mario
Héctor Vogel,1992). El tablero de control integral puede ser observado en la
Figura 2.5.
Después
de la definición de las áreas y de los indicadores, se deben mencionar los
siguientes conceptos:
Período
del indicador: día, mes, acumulado del ejercicio, proyectado a fin del período
fiscal o para los próximos meses, etc.
Apertura:
forma en la cual se podrá abrir y clasificar la información para acceder a
sucesivos niveles de desagregación, en matrices multidivisionales por producto,
sector geográfico, concepto de análisis, etc.
Frecuencia
de actualización: tiempo que transcurre entre distintas actualizaciones de los
datos. On line, diaria, semanal, mensual.
Referencia:
base sobre la cual se desean calcular las desviaciones. Puede ser un estándar,
la historia, el mes anterior, el promedio de los últimos doce meses, el
presupuesto inicial o revisado, un objetivo o una meta, etc.
Parámetro
de alarma: niveles por encima o por debajo de los cuales el indicador es
preocupante, por ejemplo, más o menos del 5% sobre una base de referencia.
Gráfico:
la mejor forma de representar gráficamente la realidad que muestra la
información: pastel, barras, líneas, etc.
Responsable
de monitoreo: es quien debe informar al nivel superior cuando haya en el
indicador alguna sorpresa desagradable. Es necesario liberar tiempo directivo
para el monitoreo permanente.
Como
todo sistema de mediciones, puede ser muy útil para acortar diferencias entre
lo abstracto y lo concreto, entre el análisis y la síntesis, entre la intuición
y la racionalidad, entre lo intangible y lo tangible, entre lo cualitativo y lo
cuantitativo.
Una
Herramienta de Diagnóstico
(Bacal,
2000) en su libro “Medición del desempeño” menciona algunas características que
se deben considerar en la implementación de tableros de control:
Refleja
sólo información cuantificable: como herramienta formal de concreción el
tablero tiene un alcance limitado como para poder recoger toda la información
informal y cualitativa. Si bien es útil para intentar cuantificar lo que antes
se consideraba no cuantificable a través de encuestas, calificaciones
subjetivas en números, etc., hay límites claros que indican que el tablero debe
ser complementado con otras herramientas de controles formales e informales.
Evalúa
situaciones no responsables: permite saber cómo está la empresa o un sector,
pero no identifica directamente quién es el responsable de que esto ocurra.
Para evaluar responsables hay otras herramientas más útiles en cuyo diseño se
deben aplicar criterios de control, asignándole cada partida a quien la
controla significativamente, y de equidad, reconociendo el resultado a quien le
corresponda.
No
focaliza totalmente la acción directiva: en principio, establece qué mirar para
diagnosticar y generar un buen ambiente de análisis, puede ser un gran avance,
pero para focalizar la acción directiva hay que definir aquellos indicadores
que reflejen en objetivos prioritarios los impulsos estratégicos de la empresa.
No
reemplaza el juicio directivo: Siempre habrá que aplicar el sentido común para
emitir un juicio a partir de la información. En general, la información, para
alguien que está actuando en el negocio, no hace más que confirmar algo que ya
conoce, con lo cual hasta puede darse cuenta de si la misma es veraz o errónea
de acuerdo con sus vivencias y conocimientos de la realidad.
No
identifica relaciones de causalidad entre objetivos y acciones, ni entre
diferentes objetivos: el tablero funciona como bloques de información, estando
las relaciones entre los indicadores y entre acciones en la cabeza de los
directivos. La organización de la información y la capacidad de hacer un buen
diseño de aquel pueden ser de mucha utilidad para poder pasar a identificar
éstas y a desarrollar a la organización.
El
secreto de una implementación estratégica exitosa está en establecer sistemas
de controles interactivos apoyados con tableros de control. El tablero permite
tanto el monitoreo, control y alineación a la estrategia, como la corrección de
actitudes o actividades que no estaban identificadas como clave de acuerdo con
los lineamientos señalados desde la dirección.
(Sixtina
Consulting Group, 2005) en su artículo: “Estrategia y Dirección Estratégica”,
propone algunas ideas para la Implementación de los Tableros de Control:
1.
Identifique los cinco a diez medidores e indicadores de desempeño clave más
importantes y esenciales para el negocio.
2.
Defina un sistema activo para medir y realizar el seguimiento de estos
indicadores. Esto podría consistir en unos simples informes impresos de apenas
un par de páginas, o bien, en una sofisticada pantalla interactiva, basada en
la web con datos en tiempo real.
Lo
importante es que se obtenga esta información a diario. Sólo deberá mostrar los
indicadores de desempeño clave (con la posibilidad de consultar los detalles en
otro lugar). Lo ideal sería que los datos estuvieran codificados mediante
colores para mostrar qué indicadores están en la "zona roja"
(necesitan atención inmediata), cuáles en la amarilla (precaución) y cuáles en
la "zona verde" (OK y dentro de lo presupuestado).
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